ORIENTAÇÕES QUANTO À EMISSÃO DE DOCUMENTOS


A Divisão de Acompanhamento e Controle Acadêmico, por meio do Setor de Processamento da Graduação (SEPCE), é responsável por emitir os documentos: atestado de frequência às aulas, declarações em geral, históricos escolares e atestados de conclusão de curso. A solicitação do aluno deve ser realizada através do requerimento eletrônico. Em todos os casos há necessidade de pagamento de taxa, conforme consta na Resolução CONDI Nº 011/2015, cujo comprovante deve ser entregue em algum dos setores de atendimento da DICON.

Para os egressos dos cursos (ex-alunos) que tenham concluído ou não o curso de graduação na UFSJ, as solicitações deverão ser realizadas pelo formulário-padrão (clique aqui para visualizá-lo). Este deverá ser datado e assinado e, em seguida, encaminhado para a DICON via correios, para um dos setores de atendimento da DICON. Caso o requerente queira que o documento solicitado lhe seja remetido, deverá encaminhar juntamente com o formulário de solicitação, um envelope selado e com o destinatário preenchido. Há, ainda, a possibilidade da solicitação (formulário devidamente preenchido e assinado) ser entregue por um portador que retirará também o documento objeto da solicitação. Uma terceira possibilidade é um portador dirigir-se a DICON, portando procuração com firma reconhecida em cartório. Nesse caso, o procurador preencherá o formulário e tomará as demais providências para obter o documento pretendido pelo outorgante.

Salientamos que o Setor de Processamento da Graduação estabelece o PRAZO de 10 (dez) dias úteis para a confecção dos documentos, conforme ORDEM DE SERVIÇO, da Pró-Reitoria de Ensino de Graduação.

Caso exista alguma pendência que impeça a confecção do documento solicitado (lançamento de nota por parte do professor, equivalência a ser deferida e encaminhada ao SEPCE, etc...), o prazo de 10 (dez) dias úteis será contado a partir do momento em que o requerimento retornar ao SEPCE, com a informação de que a pendência foi sanada.

Saiba o significado de cada documento expedido pelo SEPCE.

ATESTADO DE FREQUÊNCIA ÀS AULAS: É o documento que comprova a assiduidade do discente às aulas.

DECLARAÇÃO: É o expediente pelo qual o discente solicita declaração de qualquer natureza, devendo detalhar os dados que deseja. Ressaltamos que nem todos os detalhes solicitados são possíveis de serem atendidos.

- Este documento pode ser:

a) um “atestado de matrícula” com as alterações possíveis, se o discente estiver regularmente matriculado.

b) declaração por ter concluído unidade(s) curricular(es) isolada(s), pois não existe histórico escolar neste caso.

c) um “atestado de matrícula” constando as disciplinas que faltam para o discente concluir o curso, se o discente estiver regularmente matriculado.

HISTÓRICO ESCOLAR: É o documento que exibe a trajetória escolar do discente na UFSJ, mas não apresenta, em seu corpo, as reprovações. O aluno pode retirar esse documento atualizado pela INTRANET/CONTAC duas vezes durante o semestre letivo. Após ser retirado pela segunda vez, no histórico escolar não constará atualizações posteriores de dados. Assim, se o aluno precisar de seu histórico atualizado, deverá solicitar o documento junto à DICON.

HISTÓRICO PARA FINS DE TRANSFERÊNCIA: É o documento que exibe a trajetória escolar do discente na UFSJ, não constando informações sobre unidades curriculares que o discente cursou sem aprovação. É fornecido para aqueles discentes que tenham sido aprovados em processo seletivo de transferência, ou ainda que tenham passado por transferência ex-officio da UFSJ para outra Instituição de Ensino Superior. Os discentes que concorrerão a vagas em processo seletivo de transferência deverão solicitar o Histórico Escolar comum.

ATESTADO DE CONCLUSÃO DE CURSO: É o documento que comprova a conclusão de curso do discente. O aluno recebe esse documento gratuitamente no ato da colação de grau.

Algumas dicas para que o discente não seja reprovado em processo seletivo por falta de documentação:

1)   Ao fazer inscrição para processo seletivo de mestrado, doutorado ou pós-graduação, solicite de imediato seu atestado de conclusão de curso, pois o período entre a divulgação do resultado e a realização da matrícula algumas das vezes é inferior a 10 (dez) dias úteis, o que impossibilitará de apresentar o documento a tempo.

2)   No momento em que estiver pleiteando vaga, de emprego ou estágio, em empresa que solicite qualquer um dos documentos citados acima, o discente deve requerer o documento exigido, para não correr o risco de perder o prazo.

3)  A partir do momento em que conseguir a vaga por transferência externa em outra Instituição de Ensino Superior, solicite seu histórico para fins de transferência, pois as instituições receptoras estabelecem prazos para o recebimento desse documento.

4)  O discente deve acompanhar o andamento de sua solicitação pela intranet, quando realizada via requerimento eletrônico, para que tenha conhecimento quanto à data em que o documento foi expedido ou o motivo pelo qual o mesmo não pode ser providenciado.